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¿CAMBIO DE ADMINISTRADOR O DE COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN?


¿Y, en que situación se encuentra nuestro Condominio?


ACTA DE ENTREGA

Señores Miembros del Comité de Administración:

Cuando se efectúa en su comunidad un cambio de Administrador o del Comité de Administración ¿Se conoce cual es el estado real de la Comunidad?

¿O los cambio se realizan sin la revisión de ninguna de esas situaciones, apelando solamente a la buena fe de las personas?

¿Usted se encuentra de acuerdo en asumir un cargo de responsabilidad, sin siquiera saber con que problemas se puede encontrar?

¿Cree usted que es bueno determinar la situación en que se encuentra la Administración de su comunidad al momento en que se realizan los cambios de administrador o de su Comité de Administración?

¿Cree usted que un Acta de Entrega pueda dejar en evidencia alguna situación, que de no haberse realizado este trabajo, pudiera pasar inadvertida?

Al efectuarse un cambio, sea de Administrador o Comité de Administración, se traspasan también todas las situaciones que se encuentren pendientes en la comunidad, se traspasa también la documentación que, en muchos casos, la o las personas que reciben, no tienen la menor idea sobre en que situación se encuentran.

Imagine que usted se recibe –como miembro del Comité de Administración- y no sabe o lo sabe y no le da la importancia que tiene, que no existe un Plan de Emergencia en su comunidad, y por una desgraciada circunstancia ocurre un siniestro, que de existir ese Plan de Emergencia, se puedo haber evitado o disminuido los daños.

Puede en esas circunstancias verse expuesto a tener que asumir una responsabilidad civil, por los daños que eventualmente sufra un copropietarios, pues ustedes no cumplieron con su obligación legal sobre la materia.

He sabido de muchos Presidentes de Comités de Administración que con sorpresa ven algunas situaciones que nunca pensaron podrían estar ocurriendo en su comunidad, como que las imposiciones no se encontraban al día, que las cuentas de servicios estaban muy atrasadas, que existían algunos contratos claramente irregulares, etc. etc.

La mayoría de las veces son sorpresas desagradables.

Beneficios para la Comunidad

Por supuesto que es útil realizar un Acta de Entrega en el momento en que se producen esos cambios de Administración, y entre los beneficios mas sobresalientes podemos nombrar:

Con seguridad usted que recibe un cargo, estará más seguro y más confiado, si además se le entrega un documento oficial en que conste la situación actual en la cual se encuentra de su condominio, y que de existir problemas, se haga mención de ellos.

De igual forma no querrá hacerse cargo de una comunidad si no sabe en que situación se encuentra, cuales son sus problemas, -a pesar que cuando se presenta esta situación generalmente se sabe cuales son los problemas, pero no están escritos- la forma en que se encuentran los documentos de administración y en general toda la comunidad.

Inversión

La inversión que se debe realizar para la confección de dicha Acta de Entrega es relativamente baja, en atención a que muchos documentos que se deben incorporar son proporcionados por terceras personas, el Administrador, el Comité de Administración, el Banco Comercial, las AFP, el Fonasa o Isapre, Servicios de Impuestos Internos, etc.

También es baja si se compara con la utilidad que le va a proporcionar a los nuevos directivos y a toda la comunidad. De ese documento pueden resultar varias tareas a las que deba abocarse la nueva gestión del Comité de Administración.

Tenga en cuenta usted que generalmente las personas que asumen, toman en cuenta esa Acta de Entrega para definir sus prioridades en sus primeros meses en sus cargos, pues justamente allí, en el Acta de Entrega, se le está señalando que aspectos se encuentran, cuales están bien y también cuales están faltando.

Entonces para las persona que asumen sus cargos es de una invaluable ayuda.

Pero también lo es para las personas que dejan los cargos, pues pueden dejar acreditado en forma clara, la situación en que están entregando sus cargos, y si han hecho bien el trabajo, lo mas adecuado por cierto, es dejar esa circunstancia establecida en un documento.

Esa será su carta de presentación a futuros cargos de igual naturaleza.

¿Pero quién gana con éste documento? La comunidad por cierto, ella es la mas favorecida, pues su situación general queda establecida de una forma clara y transparente.

Por ello, les animo a que en su próximo cambio de Administrador y/o Comité de Administración, nos confié el trabajo de confeccionarle el Acta de Entrega de ese cambio de Directiva o Administrador.

Solicite una cotización aquí.

Reflexión Final

La buena convivencia de los copropietarios debe basarse en la confianza mutua, entre otras circunstancias. Cuando se integra una Directiva se asumen obligaciones que deben desempeñarse de la mejor manera posible y con la mayor transparencia posible.

Piense solamente que no he nombrado en ningún momento todas las responsabilidades que recaen en los hombros de las personas que asumen como integrantes de los Comités de Administración.

Esa responsabilidad en alguna situación deberá quedar claramente determinada, y que mejor que hacerlo con el documento que me encuentro presentando: el Acta de Entrega.

El Acta de Entrega, le brinda a usted la valiosa oportunidad de demostrar en forma clara, fundamentada en documentos proporcionados en alguna medida por terceras personas, que se han tenido a la vista y que además quedan incorporados a la respectiva Acta de Entrega, que su gestión fue eficiente, o al menos que no tuvo inconvenientes en proporcionar toda la documentación que le fue exigida al momento de entregar su cargo.

Situación que no pocos desean evitar.

El Acta de Entrega dejará en clara evidencia el cumplimiento o incumplimiento de las normas legales y reglamentarias de su condominio, y por ello mismo, le servirá eficazmente, para ir avanzando en un mejor manejo de la administración.

Si hay una herramienta que le puede ayudar en su gestión esa es sin duda, la confección de un Acta de Entrega, trabajo que debe realizarse en cada oportunidad de cambio del Administrador o del Comité de Administración.

Desde allí usted podrá extraer la información necesaria para formular su propio Plan de Trabajo para los meses que continúan luego de haber asumido su cargo, pues tal vez usted pueda tener muchas buenas ideas, pero si en el Acta de Entrega queda evidencia de Debilidades en su comunidad, deberá con seguridad abocarse a solucionar esas Debilidades antes de acometer nuevas actividades.

Solicite entonces la confección de dicha Acta de Entrega para su tranquilidad y la de toda la comunidad. Tenga la certeza mas absoluta que estará iniciando una excelente forma de convivencia entre quienes asumen los cargos y quienes deban entregarlos.

Solicite entonces su cotización aquí.

Santiago Escárez San Martín
editor@eladministrador.cl
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